Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu. Vì nó mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý, nhất là đối với nhân viên phụ trách kế toán tiết kiệm thời gian, an toàn và bảo mật, hạn chế được rủi ro và đơn giản hơn trong công tác nghiệp vụ, quản lý, lưu trữ…

Tuy nhiên, việc ứng dụng hóa đơn điện tử vẫn còn gặp nhiều trở ngại. Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn những nội dung cơ bản về hóa đơn điện tử và đưa ra cái nhìn về việc áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam hiện nay:

Hóa đơn điện tử là gì?

Định nghĩa:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử do các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và được lưu trữ, quản lý trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Xu hướng chuyển đổi công nghệ số ngày càng trở nên mạnh mẽ và phổ biến vì vậy nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử như một phương tiện phù hợp giúp cho doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý nghiệp vụ nhanh chóng và thuận tiện hơn, đặc biệt hóa đơn điện tử có thể thay thế các loại hóa đơn giấy khác.

Phân loại:

Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

Mục đích của lập hóa đơn điện tử:

Việc lập hóa đơn điện tử bảo đảm tất cả các hóa đơn chưa thanh toán từ các nhà cung cấp được phê duyệt, xử lý và thanh toán. Xử lý hoá đơn bao gồm ghi lại dữ liệu quan trọng từ hóa đơn và cho nó vào hệ thống tài chính hoặc kế toán của công ty. Sau khi hoàn thành việc cấp dữ liệu, các hoá đơn phải trải qua quá trình kinh doanh của công ty để được thanh toán.

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Định dạng cuẩn dữ liệu là các tài liệu được trao đổi dưới dạng tệp EDI, XML, CSV hoặc ảnh chụp hóa đơn dạng PDF; được tải lên bằng email, máy in ảo hoặc các trang FTP do chính doanh nghiệp cung cập hoặc thuê công ty bên thứ ba thực hiện và hỗ trợ quá trình lập hóa đơn và lưu trữ trên máy chủ của họ.

Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.

Tìm hiểu thêm về nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tại https://einvoice.vn/ , https://www.meinvoice.vn/

Thực trạng sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Tiến trình triển khai hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Nhận thấy tầm quan trọng việc chuyển đổi số hóa, Chính phủ Việt Nam đã chỉ đạo các bộ ngành vào cuộc thực hiện nhiều nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm để chuyển đổi số, phát triển Chính phủ điện tử, phát triển hình thức giao dịch điện tử trong mọi lĩnh vực. Trong đó việc áp dụng rộng rãi hóa đơn điện tử sẽ giúp Việt Nam mở rộng được cơ sở thuế; xây dựng hệ thống tài chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả phù hợp thông lệ quốc tế.

Các văn bản pháp lý về việc áp dụng hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần nắm rõ:

Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã mở đường cho việc sử dụng hóa đơn điện tử từ năm 2011.

Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của CQT cho một số DN trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Hà Nội; thời gian thí điểm từ tháng 06/2015 đến hết tháng 12/2016.

Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015;

Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14, Chương X quy định về hóa đơn, chứng từ.

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ tài chính hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022, hướng dẫn Chương X – Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về hóa đơn, chứng từ.

Thông tư 88/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi bổ sung Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử.

Nguồn: Nguyễn Thị Diệu Hồng (2021)

Mới đây, Bộ Tài chính đã phê duyệt Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về triển khai hóa đơn điện tử theo hai giai đoạn.

• Giai đoạn 1: Từ tháng 11/2021 đến tháng 3/2022

Trong giai đoạn 1, 6 tỉnh thành bắt buộc phải thực hiện triển khai hóa đơn điện tử là: Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định và Phú Thọ. Trong giai đoạn đầu, Tổng cục Thuế cần triển khai phần mềm quản lý hóa đơn điện tử trên hạ tầng kỹ thuật hiện có. Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ được bổ sung, nâng cấp vào tháng 4/2022. Đến nay, việc cài đặt hạ tầng kỹ thuật, sẵn sàng triển khai, kiểm thử phần mềm quản lý hóa đơn cho 6 tỉnh thành bắt buộc của Tổng Cục thuế đã sẵn sàng.

• Giai đoạn 2: Từ tháng 4/2022 đến tháng 7/2022

Trên cơ sở kết quả triển khai giai đoạn 1, Bộ Tài chính tiếp tục tổ chức triển khai giai đoạn 2 đến 1/7/2022 đảm bảo 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ theo Luật Quản lý thuế, Luật Thuế giá trị gia tăng, Luật Kế toán, Luật Giao dịch công nghệ. Bộ Tài chính cũng đã có Thông tư 78/2021 hướng dẫn triển khai.

Nguồn: baochinhphu.vn

Theo đó, các doanh nghiệp sẽ chuyển đổi định dạng hóa đơn theo quy định chuẩn định dạng của Cơ quan thuế để chuyển dữ liệu hóa đơn cho người mua và chuyển đến Cơ quan thuế qua đơn vị trung gian. Một số ít doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hạ tầng CNTT đáp ứng điều kiện sẽ kết nối trực tiếp để chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế như VNPT, Viettel, …

Việc áp dụng hóa đơn điện tử góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hóa đơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, cũng như sử dụng các ứng dụng kết nối tự động mà không cần lập các báo cáo thủ công như trước.

Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua.

Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay. Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; Góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

Thực trạng sử dụng hóa đơn điện tử

Nhìn lại chặng đường gần 10 năm qua, hóa đơn điện tử đã đạt được những thành tựu nhất định, cụ thể:

Về tổng quan

Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã tăng khá trong giai đoạn 2011-2016: Từ 30 doanh nghiệp năm 2011, đến năm 2015 tăng lên 331doanh nghiệp và năm 2016 là 656 doanh nghiệp. Và có sự gia tăng đáng kể về số lượng các công ty sử dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn 2016-2017: Từ 656 công ty năm 2016 lên 3.000 công ty năm.

Các doanh nghiệp lớn như Tổng công ty Điện lực Việt Nam (EVN), Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), Tập đoàn Viettel, Vietnam Airlines và Công ty Vận tải Đường sắt Hà Nội – Sài Gòn là những doanh nghiệp tiên phong trong việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

Trong giai đoạn 2011-2017, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn và số hóa đơn sử dụng qua các năm có sự tăng trưởng mạnh mẽ. Số lượng DN sử dụng hóa đơn đặt in tăng từ 382.938 doanh nghiệp năm 2012 lên 659.940 doanh nghiệp năm 2017.

Từ năm 2012 đến 2015, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in nhìn chung có xu hướng giảm: từ 13.901 doanh nghiệp năm 2012 xuống 11.417 năm 2015 doanh nghiệp, sau đó lại tăng lên 14.503 doanh nghiệp năm 2017. Số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử tăng lên nhanh chóng từ 44 doanh nghiệp năm 2012 lên 5.245 doanh nghiệp năm 2017. Số lượng hóa đơn điện tử tăng từ 158.141 hóa đơn năm 2012 lên 601 triệu hóa đơn năm 2017.

Theo báo cáo của Tổng cục Thuế, năm 2021, đã có 63 tỉnh, thành phố thực hiện, trong đó có 255 doanh nghiệp thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC và hơn 550.000 doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Cũng theo thống kê của Tổng cục Thuế, cả nước có khoảng 800 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sử dụng. Số lượng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng một năm khoảng gần 1,3 tỷ hóa đơn, trong đó năm 2020, số lượng hóa đơn điện tử doanh nghiệp đã sử dụng khoảng 2,3 tỷ hoá đơn, chiếm khoảng 50% tổng số hóa đơn sử dụng trong năm 2020.

Trên đây là những con số ấn tượng cho thấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử tăng đáng kể trong những năm quan, ngày càng thay thế hóa đơn giấy bởi sự tiện lợi của chúng.

Về việc áp dụng hóa đơn điện tử tại Tổng cục Thuế

Thống kê cho thấy, hiện nay, hệ thống khai thuế điện tử đã được triển khai tại 63/63 tỉnh, thành phố và 100% chi cục Thuế trực thuộc. Đã có 830,5 nghìn doanh nghiệp tham gia sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử trên tổng số 833,8 nghìn doanh nghiệp đang hoạt động (đạt tỷ lệ 99,61%). Số lượng hồ sơ khai thuế điện tử đã tiếp nhận là hơn 9,7 triệu hồ sơ.

Về nộp thuế điện tử, tính đến tháng 6/2021, số lượng doanh nghiệp đã đăng ký tham gia sử dụng dịch vụ với cơ quan thuế là 824.466 doanh nghiệp trên tổng số 833.867 doanh nghiệp đang hoạt động, đạt tỷ lệ 98,87%.

Số lượng doanh nghiệp hoàn thành đăng ký dịch vụ với ngân hàng là 823.131 doanh nghiệp, đạt 98,71% trên tổng số doanh nghiệp đang hoạt động. Từ ngày 1/1/2021 đến nay, các doanh nghiệp đã nộp tiền thuế thông qua 2.001.940 giao dịch nộp thuế điện tử với số tiền trên 372.163 tỷ đồng và 19.183.580 USD.

Về hoàn thuế điện tử, đã triển khai hoàn thuế điện tử tại 63 tỉnh, thành phố. Trong 6 tháng đầu năm, tổng số doanh nghiệp có hồ sơ đề nghị hoàn thuế giá trị gia tăng điện tử là 6.416 trên tổng số 6.582 doanh nghiệp hoàn thuế, đạt tỷ lệ 97,48%.

Hạn chế còn tồn tại

Tuy nhiên, nhận thức xã hội về hóa đơn điện tử còn hạn chế và việc áp dụng còn nhiều vấn đề cần điều chỉnh.

Thứ nhất, khung pháp lý cho hóa đơn điện tử chưa thực sự đầy đủ cho việc triển khai rộng rãi, phổ biến áp dụng, nhất là trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, thanh toán không dùng tiền mặt trong nền kinh tế đã có sự chuyển biến rõ rệt so với các năm trước. Cụ thể là chưa có quy định về hóa đơn điện tử và định dạng chuẩn dữ liệu trong Luật Quản lý thuế.

Thứ hai, với việc sử dụng hoá đơn giấy còn khá phổ biến nên một số đối tượng lợi dụng sự thông thoáng của Luật Doanh nghiệp trong thủ tục thành lập để thành lập nhiều doanh nghiệp, hoặc mua lại doanh nghiệp, nhưng thực tế không kinh doanh, được sử dụng hóa đơn, xuất hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn lòng vòng để khấu trừ, hoàn khống thuế giá trị gia tăng hoặc rút tiền thanh toán từ ngân sách nhà nước hoặc không kê khai nộp thuế để trốn thuế.

Thứ ba, số lượng hóa đơn điện tử mặc dù có tăng lên theo thời gian nhưng hóa đơn điện tử vẫn chưa thực sự được áp dụng rộng rãi.

Thứ tư, hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này.

Nguyên nhân: Đối với các doanh nghiệp, sự ngần ngại trong quyết định sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy bởi vì hiệu quả sử dụng không được như mong đợi, cơ sở hạ tầng CNTT chưa đủ để đáp ứng. Nhất là các DN nhỏ và vừa thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi.

Mặc dù đã biết ưu điểm của hóa đơn điện tử nhưng nhiều DN do số lượng sử dụng không nhiều và số lượng hóa đơn giấy in còn rất nhiều trong kho nên vẫn còn đang “nghe ngóng” lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế. Hiện giờ thói quen sử dụng tiền mặt của người dân cũng là một hạn chế, dẫn tới hóa đơn điện tử “chậm” được áp dụng và triển khai trên quy mô lớn.

Một vấn đề khác là, để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử cần phải được kết nối với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của DN. Đây là nhu cầu thiết yếu của công tác kế toán, tuy nhiên cũng là khó khăn mà hiện nay các DN đang phải giải quyết.

Đối với phần mềm bán hàng thì việc kết nối thường đơn giản, nhưng kết nối phần mềm kế toán đòi hỏi phần mềm Việt Nam, hoặc phần mềm quốc tế được điều chỉnh lại. Trong khi đó, các DN có quy mô lớn thường sử dụng phần mềm quốc tế, nên việc điều chỉnh kết nối thường không dễ dàng và tốn kém khá nhiều kinh phí. Điều quan trọng là, khi phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay hoạt động chưa ổn định, thì việc kết nối là công việc khó khăn đối với kế toán DN.

Do vậy đòi hỏi ngành Thuế cần phải tìm hiểu các nhân tố tác động đến quyết định sử dụng hóa đơn điện tử để có giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử. Tạo điều kiện cho nền kinh tế Việt Nam bắt nhịp được với sự phát triển của cuộc Cách mạng công nghệ số.

Lời kết

Có thể nói rằng lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử là rất lớn đối với hoạt động kế toán nói chung và hoạt động của doanh nghiệp nói riêng. Cùng với xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ thông tin cũng như các giao dịch điện tử như hiện nay, việc triển khai hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ góp phần giảm thiểu các thủ tục giấy tờ, tạo thuận tiện cho người nộp thuế cũng như đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính trong công tác quản lý của cơ quan nhà nước.

Theo dõi Clibme.com để nhận thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!

Người thực hiện: Đỗ Thị Diệu Linh

Mã sinh viên: 19051123

Lớp: INE3104-4

Đọc thêm:

Top 3 phần mềm kế toán online hiệu quả năm 2021

Hướng dẫn tính thuế thu nhập cá nhân chính xác mới nhất 2021 

CHỌN NGÀNH KẾ TOÁN, SINH VIÊN 2021 PHẢI BIẾT ĐIỀU NÀY!!!