Quản lý kho hàng được xem là quy trình quan trọng, ảnh hưởng đến lợi nhuận của các doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho liên quan đến việc đặt hàng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hoặc sản phẩm của doanh nghiệp. Có nhiều loại hàng tồn kho khác nhau, như nguyên liệu thô, hàng tồn kho chu kỳ và hàng MRO.
Dưới đây là 9 mẹo kiểm soát kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng khả năng sinh lời và quản lý tốt dòng tiền.
Nội dung bài viết
Mẹo quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ
Ưu tiên hàng tồn
Mẹo quản lý kho đầu tiên chính là phân loại hàng tồn kho theo thứ tự ưu tiên. Việc phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp thành các nhóm ưu tiên có thể giúp nhà quản lý hiểu mặt hàng nào cần được đặt hàng thường xuyên, mặt hàng nào quan trọng trong doanh nghiệp hoặc mặt hàng nào có thể tốn kém và tiêu thụ chậm hơn.
Các chuyên gia thường khuyên nhà quản lý nên chia không gian kho hàng của mình thành các nhóm A, B và C.
Trong đó:
- A là những mặt hàng có giá cao mà doanh nghiệp ít có nhu cầu.
- C là hàng hóa chi phí thấp, có tốc độ luân chuyển nhanh hơn.
- B là mặt hàng có giá vừa phải được tiêu thụ chậm hơn mặt hàng C, nhưng nhanh hơn mặt hàng A.
Cách kiểm soát kho hàng này trên thực tế sẽ mang đến nhiều lợi ích dành cho doanh nghiệp.
Theo dõi tất cả thông tin sản phẩm
Để quản lý kho hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng một số biện pháp quan trọng. Một trong những biện pháp đó là theo dõi và lưu trữ thông tin chi tiết về sản phẩm trong kho. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến sản phẩm đều được ghi lại và sẵn sàng khi cần thiết. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp nên bao gồm các thông tin quan trọng như SKU (đơn vị kiểm soát kho), dữ liệu mã vạch, thông tin về nhà cung cấp, quốc gia xuất xứ và số lô.
Ngoài ra, việc theo dõi chi phí của từng mặt hàng trong kho theo thời gian cũng rất quan trọng. Điều này giúp nhà quản lý hiểu rõ về các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí. Ví dụ, sự khan hiếm của một mặt hàng hoặc tính thời vụ có thể làm thay đổi giá cả.
Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên
Một trong những quy trình không thể thiếu trong theo dõi hàng hóa trong kho chính là kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên và có lộ trình. Một số doanh nghiệp kiểm kê tổng kho mỗi năm một lần. Một số khác lại tiến hành kiểm tra tại chỗ các sản phẩm phổ biến nhất của họ hàng tháng, hàng tuần và thậm chí hàng ngày.
Nhiều doanh nghiệp cũng tiến hành kiểm tra kho hàng theo tất cả các phương pháp trên. Bất kể doanh nghiệp triển khai kiểm kê theo mốc thời gian nào, hãy luôn nhớ kiểm tra kho hàng thực tế thường xuyên để đảm bảo rằng số liệu tại kho hàng khớp với những số liệu báo cáo.
Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho quy trình kiểm soát kho hàng của nhà quản trị.
Phân tích hoạt động của nhà cung cấp
Các nhà cung cấp không đáng tin có thể gây ra ảnh hưởng tiêu cực hoặc các vấn đề với hàng tồn kho của doanh nghiệp. Đây cũng là yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình quản lý kho hàng.
Nếu nhà cung cấp thường xuyên trì hoãn việc giao hàng hoặc thường xuyên hết hàng, thì đã đến lúc doanh nghiệp cần có kế hoạch thay đổi nhà cung cấp.
Khi đó, nhà quản lý cần thảo luận vấn đề với nhà cung cấp và xác định vấn đề là gì. Nhà quản trị hãy luôn sẵn sàng trong việc thay đổi đối tác, có phương án đối phó với lượng hàng tồn và khả năng cung ứng hàng hóa.
Thực hành quy tắc kiểm kê 80/20
Quy tắc kiểm kê 80/20 được xem là một mẹo không thể thiếu giúp tăng hiệu quả quản lý kho.
Theo nguyên tắc chung, 80% lợi nhuận của doanh nghiệp đến từ 20% số lượng hàng trong kho. Doanh nghiệp cần ưu tiên kiểm soát hàng tồn kho của các mặt hàng nằm trong số 20% này. Tìm hiểu thêm về Vận dụng Quy tắc 80/20 trong Quản lý doanh nghiệp.
Nhà quản lý nên nắm bắt toàn bộ vòng đời bán hàng của những sản phẩm này. Bao gồm cả số lượng hàng hóa bán được trong một tuần hoặc một tháng và theo dõi chúng chặt chẽ. Đây là những mặt hàng sinh lời cao nhất, đừng thiếu sót trong việc quản lý những mặt hàng này.
Thống nhất phương thức nhập hàng
Thông thường các doanh nghiệp sẽ áp dụng chung quy trình xử lý hàng tồn kho theo tiêu chuẩn. Tuy nhiên hầu hết các nhân viên và bộ phận lại có thể thực hiện theo cách khác nhau. Điều này có thể ảnh hưởng đến quy trình quản lý kho hàng và xử lý hàng tồn kho sau này.
Sự khác biệt nhỏ về cách thức nhập kho mới có thể khiến nhà quản lý đau đầu do số liệu hàng hóa vào cuối tháng và cuối năm không khớp với đơn đặt hàng. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên nhận hàng tồn kho đều làm theo cách giống nhau và tất cả các quy trình đều được xác minh, nhận và đóng gói cùng nhau, đếm chính xác và kiểm tra độ chính xác.
Theo dõi doanh số bán hàng
Theo dõi doanh số bán hàng được xem là mẹo theo dõi kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ. Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng nó không chỉ đơn giản là cộng doanh số bán hàng vào cuối ngày. Nhà quản lý cần nắm bắt các sản phẩm và số lượng hàng hóa đã bán hàng ngày và cập nhật tổng số hàng tồn kho. Ngoài ra cũng cần phân tích dữ liệu đối với những báo cáo đó.
Nhà quản lý cần nắm bắt khi nào sản phẩm nào đó được bán nhanh hơn hay khi nào có giảm giá. Sản phẩm có theo mùa không? Có một ngày cụ thể trong tuần khi bạn bán một số mặt hàng nhất định không? Những mặt hàng sẽ luôn được bán cùng nhau?
Không chỉ để hiểu tổng doanh thu, mà còn phải hiểu doanh thu của hàng hóa, điều rất quan trọng để kiểm soát hàng tồn kho.
Đầu tư vào công nghệ quản lý kho
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể áp dụng các mẹo quản lý kho trong nội dung bài viết theo phương pháp thủ công. Cụ thể có thể áp dụng quản lý kho bằng excel, sổ ghi chép. Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển, nhà quản lý cần nhiều thời gian hơn cho việc việc xử lý kho hàng hơn bên cạnh việc kinh doanh. Nếu điều này không được thực hiện tốt, có thể doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát hàng trong kho.
Phần mềm quản lý kho giúp tất cả các công việc này trở nên dễ dàng và đơn giản hơn. Cụ thể, khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý bán hàng FastWork Sales, nhà quản lý có thể thiết lập/update dữ liệu và theo dõi kho hàng theo chi nhánh, theo thời gian thực, kiểm soát chi tiết hàng tồn kho, theo dõi phiếu nhập/phiếu xuất/phiếu chuyển. Mời bạn tìm hiểu chi tiết về tính năng phần mềm quản lý bán hàng FastWork Sales.
Ứng dụng công nghệ tích hợp
Phần mềm quản lý kho hàng không phải là công nghệ duy nhất có thể giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả. Các công cụ như như máy quét di động và hệ thống POS có thể giúp doanh nghiệp đi đúng hướng. Khi đầu tư vào công nghệ, hãy ưu tiên các hệ thống hoạt động có thể tích hợp cùng nhau.
Trên đây là 10 mẹo quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ. Quản lý kho là bài toán nan giải mà bất cứ nhà bán lẻ thành công nào cũng phải vượt qua. Các phần mềm và giải pháp quản lý kho mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp các doanh nghiệp SME hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ có thêm kinh nghiệm và kiến thức hữu ích.
Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Top 5 chiến lược chuỗi cung ứng hiệu quả cho doanh nghiệp
Chi phí Logistics – thách thức của doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong thế kỉ 21
Cơ Hội Tuyệt Vời: Top 6 Khóa Học MIỄN PHÍ về Logistics và Supply Chain cho Người Mới
Sinh viên thực hiện: Hà Thu Hồng
MSV: 21050866
Lớp: QH-2021-E KTQT CLC 2
Mã học phần: INE3104_9
