Văn hóa doanh nghiệp – 1 yếu tố quan trọng tác động đến sự thành bại trong kinh doanh.

Base Resources –Cùng nhớ lại một tin tức gây xôn xao toàn thế giới trong năm 2019: “Kỳ lân” công nghệ Coworking Space WEWORK trượt dốc thảm hại từ startup 47 tỷ USD đến nguy cơ phá sản. Tại sao một doanh nghiệp được gửi gắm nhiều kỳ vọng lại bất ngờ ngã ngựa ngay trước thềm IPO? Với sự phân tích của các chuyên gia, không ít những mặt tối dần được hé lộ. Một trong những nguyên nhân chủ đạo khiến đế chế này dần lụn bại chính là thứ văn hóa tiệc tùng, chè chén độc hại do cựu CEO Adam Neumann đã xây dựng và áp đặt.

Qua bài học của WEWORK, rõ ràng doanh nghiệp không thể phủ nhận vai trò của yếu tố văn hóa doanh nghiệp.

Vậy văn hóa doanh nghiệp là gì? Nhà lãnh đạo cần biết những gì để có thể xây dựng một văn hóa doanh nghiệp hoàn chỉnh và đúng đắn nhất? 

I. Văn hóa doanh nghiệp là gì ?

1. Định nghĩa văn hóa doanh nghiệp

Có rất nhiều khái niệm về văn hóa doanh nghiệp, nhưng tựu chung có thể định nghĩa “Văn hóa doanh nghiệp bao gồm những giá trị, chuẩn mực về niềm tin, hành vi, cách nhận thức cùng với phương pháp tư duy được mọi người trong công ty cùng công nhận, suy nghĩ, hành động như một thói quen.”

Văn hóa doanh nghiệp giống như tính cách hay đời sống tinh thần của con người, ảnh hưởng đến lối sống, hành vi của người đó. Xây dựng văn hóa công ty quyết định sự thành bại cũng như tồn tại lâu dài của mỗi doanh nghiệp.

2. Các cấp độ của văn hóa doanh nghiệp

Chỉ khi bóc tách được các thành phần của văn hóa doanh nghiệp cùng tính chất đặc trưng của chúng, các nhà lãnh đạo mới có thể đưa ra chiến lược phát triển trong các giai đoạn khác nhau của doanh nghiệp, đặc biệt là văn hóa lấy con người làm trung tâm.

 

Theo Edgar Henry Schein – cựu Giáo sư Trường Quản lý MIT Sloan – một người nghiên cứu chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển tổ chức văn hóa doanh nghiệp, cấu trúc của văn hoá doanh nghiệp có thể chia thành ba cấp:

• Cấp độ thứ nhất – Cơ cấu hữu hình của doanh nghiệp: những giá trị văn hóa hữu hình, bao gồm các sự vật, sự việc một người có thể nghe, nhìn cũng như cảm nhận khi tiếp xúc với một tổ chức lạ. Các yếu tố này dễ thay đổi, ít khi thể hiện được những giá trị thực sự trong văn hóa doanh nghiệp. Ví dụ như: Cơ cấu tổ chức phòng ban, các văn bản chính sách, kiến trúc văn phòng, logo, khẩu hiệu, mẫu mã sản phẩm, đồng phục nhân viên,…
• Cấp độ thứ hai – Các giá trị được tuyên bố/ chấp nhận: những giá trị được doanh nghiệp công bố rộng rộng rãi, có thể nhận biết ngay từ văn bản, cách diễn đạt, cách thể hiện của nhân viên. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, chiến lược, mục tiêu,… đóng vai trò kim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
• Cấp độ thứ ba – Các quan niệm chung: Cấp độ này khó nhận ra cũng như khó điều chỉnh bởi chúng nằm sâu từ bên trong doanh nghiệp, ăn sâu vào suy nghĩ của hầu hết các thành viên, trở thành thói quen chi phối hành động. Ví dụ như: văn hoá dân tộc, văn hoá kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp… Khi các thành viên cùng nhau chia sẻ, hành động theo văn hóa chung, họ sẽ rất khó chấp nhận những hành vi đi ngược lại.

II. Trong thực tiễn, văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò gì?

Theo nghiên cứu của Deloitte, 94% giám đốc điều hành cùng với 88% nhân viên tin rằng văn hóa mang tính quyết định đối với thành công của doanh nghiệp. Trên thực tế, quả thực văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng tới nhiều mặt vận hành khác nhau.

1. Văn hóa doanh nghiệp thu hút ứng viên cho tuyển dụng

Nhiều chuyên gia nhân sự đồng ý rằng văn hóa công ty mạnh mẽ quyết định mạnh mẽ đến lợi thế cạnh tranh rất lớn để thu hút nhân viên tiềm năng. Tất cả mọi người đều muốn làm việc cho các công ty có danh tiếng tốt, điều này do chính các nhân viên cũ hay hiện tại thể hiện thì lại càng đáng tin. Một công ty có văn hóa tích cực sẽ thu hút các tài năng sẵn sàng cống hiến cho công việc của họ.

2. Văn hóa doanh nghiệp tạo ra các nhân viên trung thành

Một nền văn hóa tích cực không chỉ giúp nỗ lực tuyển dụng hơn nữa còn giúp doanh nghiệp giữ chân những tài năng hàng đầu – điều đặc biệt có ý nghĩa khi tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến hiện nay. Khi thu nhập đạt đến một mức độ nào đó, người ta sẵn sàng đánh đổi chọn mức thu nhập thấp hơn để được làm việc ở một môi trường hòa đồng, thoải mái, minh bạch.

3. Văn hóa doanh nghiệp hạn chế các xung đột nội bộ

Văn hóa tích cực sẽ giúp giảm đáng kể căng thẳng tại nơi làm việc. Nó giúp các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn, định hướng hành động. Khi nhân viên phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau thì văn hoá chính là yếu tố giúp mọi người đoàn kết hơn.

4. Văn hóa doanh nghiệp, đẩy mạnh hiệu suất làm việc của nhân viên

Nhân viên sẽ tận tâm với công việc giúp đạt được năng suất cao hơn khi có cảm giác đang làm công việc có ý nghĩa, đang cống hiến cho sứ mệnh chung cũng như hãnh diện khi trở thành một thành viên của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp cũng làm giảm căng thẳng , từ đó củng cố cả sức khỏe hay hiệu suất làm việc của nhân viên.

Xem thêm về văn hóa doanh nghiệp tại: Văn hóa doanh nghiệp – 4 lý do phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong công ty.

III. Hướng dẫn 6 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Bước 1: Đánh giá văn hóa hiện tại của doanh nghiệp bạn 

Có nhiều cách để đánh giá văn hóa doanh nghiệp hiện tại như trực tiếp lấy khảo sát từ nhân viên hay quan sát thực trạng hiện tại của doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn đang xuất hiện những dấu hiệu sau của một nền văn hóa độc hại, hãy ngay lập tức xếp chúng vào “danh sách đen” để tìm ra biện pháp cải thiện:

• Tuyển dụng liên tục: Đây không chỉ nói lên dấu hiệu của công tác quản lý nhân sự kém, mà còn dấu hiệu của việc nhân viên hài lòng, không gắn bó với doanh nghiệp.
• Các thói quen xấu của cả quản lý & nhân viên: Kỷ luật kém, hay đi làm trễ, hoàn thành deadline muộn, đến văn phòng đúng giờ nhưng bắt đầu làm việc muộn,…
• Giao tiếp nội bộ kém: Bạn bước chân vào văn phòng, nhận ra nơi làm việc của mình mọi người yên lặng, không cười đùa, không giao tiếp, hoàn toàn không có sự tương tác.
• Quản lý và nhân viên là 2 nhóm tách biệt: Hiếm khi tương tác với nhau, nếu có thì cũng chỉ giao tiếp một chiều.
• Có nhiều cuộc trò chuyện hay các biện pháp kỷ luật khi có những sai lầm, vi phạm – nhưng lại có rất ít sự công nhận và khen thưởng.
• Mọi người không lên tiếng thảo luận về các ý tưởng trong cuộc họp, nhưng ngay lập tức phấn khởi bàn tán sau lưng khi kết thúc cuộc họp.
• Nỗi sợ hãi có thể cảm nhận rõ ràng: Cửa phòng đóng sầm, mọi người im lặng khi sếp đi qua, tránh không muốn đi chung thang máy với sếp,…

Bước 2: Xác định những gì bạn mong muốn về văn hóa doanh nghiệp của mình

Khi bắt đầu xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp, hãy nghĩ thật kỹ về những điều bạn muốn tạo nên, bắt đầu từ chính những thế mạnh và đặc điểm riêng của công ty bạn. Khi công ty phát triển dựa trên những sức mạnh có sẵn, trực giác sẽ chỉ cho người lãnh đạo biết mình cần phải làm gì, làm như thế nào để mọi thứ tốt nhất.

Bạn có thể tham khảo 8 loại hình văn hóa đặc trưng trên thế giới, được Harvard Business Review phân biệt dựa theo 2 tiêu chí: sự tương tác giữa mọi người cùng khả năng phản ứng trước thay đổi. Đi kèm mỗi loại hình là phần trăm các doanh nghiệp xếp loại đó thuộc Top 2 khuynh hướng văn hóa doanh nghiệp họ quan tâm tới.

• Quan tâm (caring-culture): 63%
• Mục tiêu (purpose-culture): 9%
• Học tập (learning-culture): 7%
• Tận hưởng (enjoyment-culture): 2%
• Kết quả (results-culture): 89%
• Chuyên chế (authority-culture): 4%
• Trật tự (order-culture): 15%

 

Bước 3: Xác định các yếu tố làm nên văn hóa doanh nghiệp

Ngày nay có rất nhiều công ty sử dụng những từ ngữ hào nhoáng để nói về văn hóa của mình. Enron – một tập đoàn năng lượng hùng mạnh của Mỹ từng dùng 4 từ sau để nói về giá trị cốt lõi của mình: Liêm chính (Integrity), Kết nối (Communication), Tôn trọng (Respect), Xuất sắc (Excellence). Kết quả tập đoàn này đã sụp đổ vào năm 2002 do che giấu, khai man sổ sách, lừa đảo, tạo nên một trong những vụ án kinh tế chấn động nhất lịch sử nước Mỹ.

Vì vậy, giá trị cốt lõi chỉ nên là những thứ thực sự được coi trọng ở doanh nghiệp bạn. Một số câu hỏi giúp bạn xác định giá trị cốt lõi của doanh nghiệp:

• Sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu dài hạn của công ty là gì?
• Bạn muốn công ty mình được biết đến như thế nào?
• Mục tiêu kinh doanh của công ty có phù hợp với giá trị cá nhân của tập thể nhân viên?
• Mục tiêu văn hóa công ty hướng đến là gì? (Ví dụ, tinh thần làm việc nhóm được nâng cao, thành công của nhân viên được công nhận,…)

Bước 4: Lên kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa văn hóa doanh nghiệp hiện tại và hình mẫu lý tưởng

Khi bạn đã xác định được một văn hoá lý tưởng cho doanh nghiệp cũng đã có sự thấu hiểu về văn hoá đang tồn tại trong doanh nghiệp mình, đây là lúc nghĩ tới làm thế nào để thu hẹp khoảng cách giữa chúng. Các khoảng cách này nên được đánh giá theo 4 tiêu chí: phong cách làm việc, ra quyết định, giao tiếp, đối xử.

Kế hoạch hành động của doanh nghiệp sẽ bao gồm các mục tiêu, hoạt động, thời gian, điểm mốc và trách nhiệm cụ thể. Cái gì ưu tiên? Chỗ chúng ta cần tập trung nỗ lực? Cần những nguồn lực gì? Ai chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể? Thời hạn hoàn thành?

Bước 5: Bắt tay vào triển khai văn hóa doanh nghiệp

#1. Thành lập một đơn vị phụ trách văn hóa doanh nghiệp: Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần trực tiếp chỉ đạo, theo dõi quá trình triển khai văn hóa trong doanh nghiệp mình. Ban phụ trách có thể bao gồm đại diện cấp quản lý của từng phòng ban. Đôi khi, doanh nghiệp có thể trao lại phần lớn quyền hạn cho bộ phận Nhân sự Truyền thông nội bộ.

#2. Công bố và truyền đạt văn hóa doanh nghiệp tới toàn bộ nhân viên: Sau khi ban hành quy định, quy chế chung, hãy tổ chức các buổi trò chuyện giữa lãnh đạo và tập thể nhân viên về giá trị văn hóa công ty kêu gọi hành động từ họ. Đừng quên đặt mình vào vị trí của nhân viên để nhận biết các trở ngại thay đổi giải quyết chúng.

#3. Ổn định cũng như phát triển văn hóa: Việc phát triển văn hóa cũng cần được duy trì lâu dài, nếu không muốn nói đây là quá trình cần sự bồi đắp bền bỉ. Hãy bắt đầu từ các hoạt động thực tiễn như:

• Tích hợp giá trị của bạn vào các hoạt động hàng ngày như: Nhấn mạnh tầm quan trọng văn hóa doanh nghiệp và các giá trị khi có nhân viên mới, Đặt văn hóa và giá trị cốt lõi vào chất lượng sản phẩm doanh nghiệp, Đảm bảo thông tin bên ngoài (tiếp thị, phương tiện truyền thông xã hội, …) phản ánh cùng các giá trị,…
• Triển khai hoạt động văn hóa công ty cụ thể: Kiến trúc, nội thất văn phòng, đồng phục, nghi thức, team building, hệ thống khen thưởng, du lịch công ty,…
• Thiết lập hệ thống khen thưởng phù hợp với văn hoá doanh nghiệp
• Tuyển dụng đúng người, không cần tuyển người giỏi nhất thay vào đó người phù hợp nhất.

Bước 6: Đo lường hiệu quả triển khai văn hóa doanh nghiệp

Tương tự như doanh số bán hàng hay ROI, văn hóa doanh nghiệp nên được đánh giá cẩn thận bởi những người quản lý. Việc thường xuyên đo lường yếu tố này sẽ giúp bạn kịp thời giải quyết những vấn đề tồn đọng trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh hơn cho công ty.

#1. Khảo sát: Phương pháp phổ biến nhất là thực hiện khảo sát hàng năm, tạo cơ hội để nhân viên phản hồi về các giá trị của công ty, đánh giá sự phù hợp của chúng với hoạt động hàng ngày với giá trị của nhân viên. Các khảo sát đơn giản qua email cũng có thể tiết lộ những gì nhân viên thích hay không , từ đó bạn có thể định hình văn hóa của mình theo sự hài lòng của nhân viên.

#2. Đo lường bằng các chỉ số: Trong thời đại data-driven như hiện nay, mọi thước đo, thậm chí về hiệu quả văn hóa doanh nghiệp, đều có thể được diễn đạt dưới dạng thông tin hay con số. Dưới đây, 3 chỉ số KPI quan trọng nhất để định hướng, cải thiện và phát triển văn hóa công ty hiệu quả.

• Chỉ số Employee Turnover Rate (ETR) – Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
• Employee Net Promoter Scores (eNPS) – Chỉ số đo lường sự gắn kết của nhân viên
• Employee Satisfaction Index (ESI) – Chỉ số hài lòng của nhân viên