Việc đăng ký thành lập công ty được thực hiện theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020. Đây là quá trình doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh có thể đi vào hoạt động. Vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành, trình tự, thủ tục thành lập công ty được thực hiện như thế nào? Mời các bạn cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.
Nội dung bài viết
1. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
2. Quy định về thủ tục thành lập công ty mới nhất hiện nay theo Luật Doanh nghiệp 2020
Trình tự, thủ tục thành lập công ty được quy định căn cứ theo nội dung của Điều 26 Luật doanh nghiệp 2020. Theo đó, quy trình thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Các thông tin doanh nghiệp cần xác định trong quá trình chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
– Xác định loại hình doanh nghiệp
Loại hình doanh nghiệp là yếu tố quan trọng cần phải xem xét và nắm vững. Theo đó, chủ doanh nghiệp xác định và chọn lựa loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với định hướng phát triển của công ty. Chủ doanh nghiệp có thể cân nhắc đến một số yếu tố lựa chọn loại hình công ty như: thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế, quy mô doanh nghiệp để thu hút nhà đầu tư khác.
Tại Việt Nam, có các loại hình doanh nghiệp phổ biến bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH (2 thành viên trở lên), Công ty cổ phần.
– Lựa chọn ngành nghề kinh doanh
Theo quy định của pháp luật hiện hành, các doanh nghiệp tự do kinh doanh theo những ngành nghề không bị pháp luật nghiêm cấm (Theo Điều 7 của Luật Doanh nghiệp)
– Đặt tên doanh nghiệp & địa chỉ trụ sở
Tên công ty là yếu tố liên quan đến việc nhận diện thương hiệu. Vì vậy, khi đặt tên công ty, nên đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm, không bị trùng hay gây nhầm lẫn với tên của những công ty đã thành lập (trừ tên của những doanh nghiệp đã giải thể hoặc bị tuyên bố phá sản bởi tòa án). Để xác định tên công ty có trùng với những công ty khác hay không, tra cứu tại “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.
Bên cạnh đó, trụ sở doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp tại Việt Nam. Địa điểm được xác định bao gồm: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Lưu ý:
Căn hộ không có chức năng làm văn phòng, nhà riêng lẻ xây dựng không phải trên đất thổ cư không được phép làm trụ sở công ty. Bởi đây là những nơi không có chức năng sử dụng trong việc kinh doanh.
– Đăng ký vốn điều lệ
Vốn điều lệ là loại vốn góp bởi các thành viên, cổ đông hoặc cam kết góp đủ trong thời hạn nhất định (theo quy định không được phép quá 90 ngày kể từ ngày được cấp phép hoạt động) và được ghi vào Điều lệ công ty.
– Lựa chọn chức danh người đại diện
Giám đốc hoặc tổng giám đốc là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật được quy định cụ thể tại Điều lệ công ty.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người thành lập hoặc người được ủy quyền đăng ký doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký gửi tới Cơ quan đăng ký kinh doanh bằng một trong các hình thức sau đây: Nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh, Nộp qua dịch vụ bưu chính, Nộp qua mạng thông tin điện tử,…
Khi đó, trong hồ sơ công ty gửi cần có những giấy tờ bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
– Dự thảo điều lệ công ty
– Danh sách cổ đông, thành viên sáng lập
– Giấy tờ chứng thực của thành viên, người đại diện theo pháp luật;
– Giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đại diện theo ủy quyền và người đại diện theo pháp luật
– Văn bản xác nhận vốn pháp định
– Bản sao chứng chỉ hành nghề và CMND của người có chứng chỉ hành nghề đối với doanh nghiệp kinh doanh các ngành, nghề yêu cầu phải có chứng chỉ hành nghề
Để đăng ký thành lập doanh nghiệp online, các bạn có thể thực hiện theo trình tự 5 bước như sau:
– Bước 1: Tạo tài khoản và đăng nhập tại Cổng thông tin quốc gia.
– Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.
– Bước 3: Nhập thông tin vào hệ thống đăng ký kinh doanh.
– Bước 4: Scan và tải tài liệu đính kèm.
– Bước 5: Ký xác thực và nộp hồ sơ.
Lưu ý:
Để có thể nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký cần xác thực hồ sơ phải được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh.
Trường hợp nộp hồ sơ bằng chữ ký số (token), người ký xác thực hồ sơ phải được gán chữ ký số vào tài khoản. Chữ ký số được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng trong thời đại công nghệ số hiện nay. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký các văn bản, tài liệu điện tử. Một số trường hợp sử dụng chữ ký số phổ biến như:
- Ký hóa đơn điện tử
- Ký tờ khai thuế điện tử
- Ký hợp đồng điện tử
Bước 3: Giải quyết hồ sơ
Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đã hợp lệ chưa và cấp đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo văn bản cho người thành lập doanh nghiệp những nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
3. Những lưu ý về kê khai thuế khi mới thành lập công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020
– Các loại thuế cơ bản công ty phải nộp
- Thuế môn bài (theo vốn điều lệ đăng ký).
- Thuế GTGT (theo cân đối đầu ra, đầu vào của công ty).
- Thuế TNDN (nộp khi công ty có lãi, bằng 20% lợi nhuận công ty).
- Thuế xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có hoạt động xuất nhập khẩu).
- Thuế tài nguyên (nếu có sử dụng tài nguyên).
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu kinh doanh ngành nghề đặc biệt hạn chế kinh doanh).
Những lưu ý về kê khai thuế khi mới thành lập công ty:
- Đối với kê khai thuế GTGT: Doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn đầu vào và đầu ra phải nộp tờ khai thuế GTGT khi đến thời hạn kê khai và nộp thuế công ty
- Đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp kê khai dù chưa xuất hóa đơn GTGT (nếu công ty đã thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn GTGT).
- Đối với báo cáo tài chính cuối năm: Dù công ty không phát sinh hoạt động kinh doanh vẫn phải lập và nộp báo cáo tài chính cuối năm.
4. Quy định mới về đối tượng không có quyền thành lập công ty
Theo đó, tại khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2020, có quy định các tổ chức, cá nhân sau đây không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam:
– Cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;
– Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của luật về cán bộ, công chức, viên chức;
– Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;
– Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
– Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
– Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị cấm hành nghề kinh doanh, đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định liên quan đến kinh doanh theo quyết định của Tòa án; các trường hợp khác theo quy định của luật về phá sản, phòng, chống tham nhũng, thuế;
– Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.
Như vậy, so với Luật Doanh nghiệp 2014, Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2020 bổ sung thêm 01 đối tượng không được thành lập và quản lý doanh nghiệp là:
– Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.
– Công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam (trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp).
– Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi./.
5. Quy định về đặt tên khi thành lập công ty
Tên công ty phải là tên tiếng Việt có đầy đủ hai thành tố là loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
Về loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân. Về tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Những điều cấm trong đặt tên công ty như sau:
– Không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của công ty đã được đăng ký trước.
+ Tên trùng là tên tiếng Việt của công ty đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của công ty đã đăng ký.
+ Các trường hợp được coi là tên gây nhầm lẫn với tên của công ty đã đăng ký bao gồm:
- Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó.
- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”.
- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”.
- Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
– Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
– Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục.
6. Quy định về dấu khi thành lập công ty
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Trên đây là bài viết chia sẻ thông tin về thủ tục thành lập công ty theo quy định của Luật Doanh Nghiệp 2020. Đây là nội dung quan trọng, các doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.
Trần Hà Ngọc Thảo
QH-2020-E KTQT CLC 6
20050936
INE3104 6
