Nội dung bài viết
Quy trình làm việc có ý nghĩa như thế nào
Quy trình làm việc là chuỗi các công việc đã được chuẩn hóa hay là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự nhất định bởi một vị trí (nhân sự) cụ thể. Giúp người thực hiện công việc biết được họ cần phải thực hiện những bước nào, vai trò, nhiệm vụ của mình trong công việc? Các thành viên tham gia công việc phối hợp với nhau một cách ăn khớp nhịp nhàng, đúng trình tự.
Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Bên cạnh đó, việc triển khai quy trình cũng đòi hỏi nhiều nỗ lực từ Ban Lãnh đạo đến nhân viên thực hiện.
Thông qua quy trình làm việc, lãnh đạo giám sát được quá trình và kết quả thực hiện công việc. Nó giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và đưa ra chỉ đạo giải quyết nhanh các “vướng mắc” phát sinh.
Xem thêm: Marketing 4P và 6 bước phát triển trong Marketing Mix
Mục đích xây dựng quy trình
- Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành: Các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng ai là người phụ trách và chuẩn hóa theo thứ tự.
- Nâng cao hiệu quả công việc: tăng hiệu quả công việc của toàn hệ thống bởi công việc được vận hành trơn tru, phối hợp nhịp nhàng. Phát hiện và xử lý kịp thời những vướng mắc phát sinh.
- Cắt giảm chi phí và thời gian làm việc: công việc diễn ra xuyên suốt, hoàn thành đúng tiến độ, không ảnh hưởng tới doanh thu và thời gian trễ khi thực hiện các công việc khác.
Với doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình cho hoạt động kinh doanh là hết sức cần thiết. Quy trình được xây dựng và tuân thủ đầy đủ sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Các bước xây dựng quy trình làm việc
Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle gồm 5 bước:
- Bước 1: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
- Bước 2. Mô hình hóa quy trình
- Bước 3. Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
- Bước 4. Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
- Bước 5. Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.
Bước 1: Xây dựng quy trình
Xây dựng quy trình thực hiện tuần tự theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm:
1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc
Xác định được nhu cầu, phạm vi áp dụng của quy trình (trên những cá nhân, phòng ban nào?) và mục đích cuối cùng mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình. Sau khi phân tích và chỉ ra được đầy đủ những yếu tố này, quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả tới đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả nhất định.
2. Xây dựng quy trình làm việc thành các bản mô tả
Mô hình hóa các yếu tố thiết yếu trong quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả này được lưu trữ thành tài liệu và truyền đạt lại tới đội ngũ nhân viên. Tài liệu đóng vai trò làm khung tham chiếu để họ có thể ứng dụng và điều chỉnh công việc thực tế sao cho đạt được những kết quả tốt nhất.
Có thể tham khảo việc xây dựng quy trình trên công thức 5W – H – 5M. Công thức này được coi như xương sống để định hình được quy trình, giúp nhà quản lý phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn;
Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình; Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của nhân viên để phối hợp hiệu quả
Công thức 5W – 1H – 5M bao gồm:
5W:
- Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc? Tại sao phải xây dựng quy trình này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- What – Xác định nội dung công việc?
- Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
1 H: How – Xác định phương pháp thực hiện công việc
Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…
5 M: Xác định nguồn lực
Trong khi thực tế, việc quản lý và phân phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu để đảm bảo cho quy trình được diễn ra hiệu quả.
Nguồn lực bao gồm 5 yếu tố M:
- Man (nguồn nhân lực): ai sẽ là người thực hiện công việc này. Người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?
- Money (Tiền bạc): Chi phí cho triển khai nội dung này là bao nhiêu? Có đáp ứng được hiệu quả và tình hình tài chính của doanh nghiệp
- Material (nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng): Những tài nguyên để triển khai là gì.
- Machine (máy móc/công nghệ): Cần sử dụng những công nghệ nào để triển khai quy trình?
- Method (phương pháp thực hiện): làm việc theo cách nào
3. Phân công thực hiện quy trình
Để triển khai quy trình làm việc thuận lợi, nhịp nhàng thì nhân lực – các đối tượng tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân giao vai trò phù hợp, cụ thể:
- Người thực hiện: Những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước/ đầu công việc trong quy trình
- Người giám sát: Người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của người thực hiện, có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
- Người hỗ trợ: Các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên môn.
4. Kiểm soát – Kiểm tra quy trình
Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, nhà quản lý cần phải xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục công tác triển khai. Việc này nhằm đánh giá hiệu quả của dự án và đưa những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành.
Các phương pháp kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc như:
Đơn vị đo lường công việc Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào? Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?Tần suất kiểm tra là bao lâu?Người thực hiện kiểm tra là ai?Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
5. Biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn
Một quy trình sẽ không thể hoàn thiện được nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, bạn cần phải dự trù được và cung cấp thêm những thông tin, biểu mẫu, hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình tốt hơn (ví dụ có thể tải template tại đây)
