Tổng quan về nền tảng trao đổi nội bộ cho doanh nghiệp

Nền tảng trao đổi nội bộ là gì?

Nền tảng trao đổi nội bộ là một hệ thống hoặc công cụ được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp để tạo ra và quản lý giao tiếp, chia sẻ thông tin và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức. Mục tiêu chính của nền tảng này là cung cấp một không gian trực tuyến an toàn và hiệu quả cho việc trao đổi thông tin nội bộ, từ tin tức và thông báo đến dự án và công việc hàng ngày.

Một số tính năng nổi bật của nền tảng trao đổi nội bộ có thể kể đến như:

• Trò chuyện và thông báo: Cho phép nhân viên tương tác qua các cuộc trò chuyện trực tuyến và nhận thông báo về các sự kiện quan trọng.
• Chia sẻ tài liệu: Hỗ trợ việc chia sẻ và lưu trữ tài liệu, văn bản, hình ảnh và tệp tin khác một cách an toàn và có tổ chức.
• Quản lý dự án: Cung cấp công cụ để theo dõi và quản lý tiến độ dự án, phân công nhiệm vụ và tương tác giữa các thành viên dự án.
• Diễn đàn và thảo luận: Tạo ra không gian để thảo luận ý kiến, góp ý, và chia sẻ kiến thức trong cộng đồng nội bộ.
• Tích hợp ứng dụng: Liên kết với các ứng dụng và công cụ khác mà tổ chức đang sử dụng, như email, lịch làm việc, và ứng dụng văn phòng.

Những nền tảng trao đổi nội bộ giúp cải thiện sự giao tiếp, tăng cường sự hợp tác và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả trong tổ chức, đặc biệt là trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ – nơi mối quan hệ nội bộ đóng vai trò quan trọng trong thành công của công ty.

Tầm quan trọng của quá trình trao đổi nội bộ doanh nghiệp

Truyền tải văn hóa doanh nghiệp

Sử dụng nền tảng trao đổi nội bộ là một cách để các thành viên trong doanh nghiệp có thể chia sẻ và hiểu rõ hơn về các giá trị và mục tiêu của tổ chức. Việc truyền tải thông tin về văn hóa doanh nghiệp có thể giúp các nhân viên hiểu rõ hơn về mục đích, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Điều này giúp tạo động lực cho nhân viên và tạo nên một môi trường làm việc tích cực, từ đó củng cố và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Tạo hệ thống thông tin đa chiều và minh bạch

Trao đổi thông tin nội bộ tạo ra một hệ thống thông tin đa chiều trong doanh nghiệp, cho phép các bộ phận và cá nhân trong tổ chức trao đổi thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng. Đồng thời môi trường giao tiếp nội bộ còn giúp doanh nghiệp thể hiện sự minh bạch, công khai, tránh được tình trạng thông tin không rõ ràng hay bị dấu kín. Từ đó giúp tăng cường sự tin tưởng của nhân viên đối với tổ chức và đảm bảo rằng mọi quyết định được đưa ra dựa trên thông tin chính xác và đầy đủ.

Tạo dựng mối quan hệ, tinh thần đoàn kết tập thể

Khi nhân viên có một môi trường làm việc tích cực – nơi mà họ được đánh giá, trao đổi thông tin và được khuyến khích để đóng góp ý kiến. Những nhân viên đó chắc chắn sẽ tích cực làm việc hơn cũng như chủ động chia sẻ, tương tác và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Từ đó họ có động lực và cảm giác hạnh phúc trong công việc đang làm, đồng thời giúp tăng năng suất và sự hợp tác trong tổ chức.

Tăng sự hài lòng và giữ chân nhân viên

Sự hài lòng của nhân viên cũng tác động đến sự thành công của tổ chức. Nhân viên hài lòng sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, năng lượng và tăng cường hiệu quả làm việc. Họ sẽ cảm thấy hạnh phúc và có động lực cao hơn trong công việc của mình, từ đó không những nhân viên muốn ở lại lâu dài hơn mà còn giúp doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu quả hoạt động.

Có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động của tổ chức

Mỗi cá nhân trong quá trình làm việc và sử dụng nền tảng trao đổi nội bộ đều có thể hiểu rõ hơn mục tiêu chung của tổ chức và tầm quan trọng trong công việc của họ để đạt được mục tiêu đề ra. Ngoài ra, thông qua việc trao đổi nội bộ, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể cùng nhau đánh giá và phân tích hoạt động của tổ chức. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu chiến lược.

Xem thêm: Cải thiện văn hóa doanh nghiệp thời 4.0 – Thay đổi nhỏ, hiệu quả lớn

Một số lưu ý khi lựa chọn nền tảng trao đổi nội bộ cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp quyết định lựa chọn nền tảng trao đổi nội bộ được sử dụng, có một số lưu ý quan trọng cần xem xét để đảm bảo rằng công cụ được chọn phản ánh đúng nhu cầu và mục tiêu của tổ chức, đảm bảo hiệu quả trong giao tiếp nội bộ. Dưới đây là 3 điều quan trọng nhất cần cân nhắc khi lựa chọn nền tảng trao đổi nội bộ cho doanh nghiệp:

• Kích thước và quy mô doanh nghiệp: Nền tảng trao đổi nội bộ cần phù hợp với kích thước và quy mô của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, có thể lựa chọn các nền tảng đơn giản, dễ sử dụng. Đối với các doanh nghiệp lớn, cần lựa chọn các nền tảng có khả năng mở rộng, đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng.
• Nhu cầu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của mình trước khi lựa chọn nền tảng trao đổi nội bộ. Các nhu cầu cần được cân nhắc bao gồm:
  • Kênh trao đổi nội bộ nào cần thiết (Email, mạng xã hội nội bộ, hội nghị, đào tạo,…)
  • Các tính năng cần thiết của nền tảng (trò chuyện nhóm, chia sẻ tệp, tích hợp với các ứng dụng khác,…)
  • Ngân sách dành cho nền tảng
• Chi phí: Chi phí là một yếu tố cần được cân nhắc khi lựa chọn nền tảng trao đổi nội bộ. Có hai loại nền tảng trao đổi nội bộ: nền tảng miễn phí và nền tảng trả phí. Doanh nghiệp cần cân nhắc ngân sách của mình để lựa chọn nền tảng phù hợp.

So sánh hiệu quả sử dụng của Slack và Mattermost trong doanh nghiệp

Cả hai nền tảng trao đổi nội bộ nêu trên đều là những công cụ tăng cường giao tiếp doanh nghiệp giải pháp linh hoạt cho cộng tác hiện đại, nhưng chúng có một điểm khác biệt quan trọng. Vì vậy, việc so sánh Slack và Mattermost là điều cần thiết để giúp các tổ chức lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và đặc điểm riêng của họ, cân nhắc giữa tính linh hoạt, mức độ kiểm soát dữ liệu và các yếu tố khác.

Tóm tắt so sánh giữa 2 nền tảng trao đổi nội bộ Slack và Mattermost:

Tính năng	Slack	Mattermost
Các ứng dụng	Tích hợp hoá của đội ngũ, cho phép thực hiện cuộc gọi thoại và video để giao tiếp với đội ngũ thông qua các kênh chia sẻ.	Ứng dụng có thể là các ứng dụng máy tính với các hệ điều hành như macOS, Windows, Linux, Android và iOS. Đây là đặc điểm quan trọng đã làm cho Mattermost trở thành một lựa chọn thay thế độc đáo và đáng chú ý so với Slack.
Tính bảo mật	Ứng dụng mã hóa thông tin và chia sẻ nó với khách hàng. Nó bảo vệ dữ liệu bằng cách sử dụng quản lý khóa doanh nghiệp của Slack, các giải pháp DLP hàng đầu và bản ghi kiểm toán.	Đó là không gian làm việc thông điệp doanh nghiệp, làm cho nó được quy định và thiết kế để đáp ứng các chính sách của công ty liên tục. Nó được bảo vệ một cách cao cấp, và các quốc gia hàng đầu đánh giá nó là một hệ thống an toàn cao với DLP và nhiều tầng tường lửa.
Ưu điểm nổi bật	Nó có thể được giao tiếp thông qua các kênh chính và được sử dụng như một lựa chọn thay thế cho hộp thư.	Nền tảng có thể được truyền đạt trên tất cả các máy tính để bàn, laptop và điện thoại di động.
Hạn chế	Một số tính năng tiên tiến không được kích hoạt trong Slack.	Mặc dù nó là mã nguồn mở, nhưng tính năng trả phí chú ý giải quyết các vấn đề ngay lập tức. Giao diện người dùng trên điện thoại di động có nhiều lỗi hơn so với giao diện người dùng web.
Giá	Tối đa về giá cả	Giá của Mattermost là tối thiểu khi so sánh với Slack.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ	Chỉ hỗ trợ 5 ngôn ngữ	Hỗ trợ tới 12 ngôn ngữ
White Labeling	Không cung cấp	Được cung cấp

Định nghĩa và hoạt động

Slack lưu trữ toàn bộ lịch sử cuộc trò chuyện và các mục có thể tìm kiếm trên nền tảng trao đổi nội bộ, tạo điều kiện cho việc chia sẻ tệp và tích hợp ứng dụng thông qua API rộng lớn. Điều này cho phép nhà phát triển tạo ra các ứng dụng mới để lập kế hoạch và quản lý công việc một cách hiệu quả trong hệ thống và doanh nghiệp. Trái ngược với đó, Mattermost cung cấp các giải pháp được thiết kế đặc biệt cho tổ chức và tập trung vào việc làm phương tiện cơ bản để tương tác với các ứng dụng tích hợp trong doanh nghiệp. Các yếu tố trong nền tảng trao đổi nội bộ của tổ chức đều tập trung vào các yếu tố như an ninh, quyền riêng tư, cấu hình có thể mở rộng và tuân thủ pháp lý.

Sự nhanh nhẹn

Cả hai nền tảng trao đổi nội bộ Slack và Mattermost đều cung cấp sự nhanh nhẹn và hiệu quả đặc trưng của các nền tảng trao đổi nội bộ hiện đại. Cả hai đều tích hợp các kỹ thuật tự lưu trữ quan trọng, mang đến các biện pháp kiểm soát, bảo mật, và tuân thủ pháp lý không đồng đều và không thể so sánh được. Tuy nhiên, không chỉ giúp các nhóm cung cấp phần mềm chất lượng nâng cao để đáp ứng các yêu cầu về an toàn và mở rộng mà còn tăng cường quyền riêng tư.

Khả năng sử dụng mã nguồn mở

Việc triển khai nền tảng trao đổi nội bộ Mattermost trên môi trường đám mây riêng hoặc on-premise mang lại những lợi ích của giao tiếp hiện đại và quyền riêng tư mạnh mẽ. Cả Slack và Mattermost đều sử dụng phần mềm mã nguồn mở, giúp đội ngũ tích hợp và tính vào quy trình làm việc hiệu suất cao cho ChatOps, triển khai qua cuộc trò chuyện, DevOps và phát triển liên tục bằng cách quản lý toàn bộ quy trình kiểm soát mã nguồn và khả năng kiểm tra. Slack là nền tảng trao đổi nội bộ mà doanh nghiệp có thể sử dụng trên nhiều nền tảng và cũng hỗ trợ tự triển khai.

Xem thêm: Chuyển đổi số 2023: Xu thế tất yếu của phát triển kinh tế – xã hội Việt Nam

Bảo mật

Các tính năng bảo mật của nền tảng trao đổi nội bộ Slack và Mattermost được đội ngũ phát triển liên tục cập nhật để mang lại sự riêng tư cao hơn cho người dùng. Các tính năng bảo mật đang thịnh hành trong Slack bao gồm xác thực phụ trên thiết bị người dùng. Loại xác thực phụ này bao gồm Touch ID, tạo mật khẩu và Face ID. Slack có khả năng sao chép tin nhắn và chặn việc tải xuống tệp tin không được xác thực. Điều này giúp ngăn chặn dữ liệu bị sao chép và thiết bị không được ủy quyền cũng như việc sao chép dữ liệu một cách trái phép. 

Tuy nhiên, nền tảng trao đổi nội bộ Mattermost cung cấp một hình thức giao tiếp tiên tiến hơn chạy sau tường lửa. Giao tiếp quan trọng và truyền tải dữ liệu mật cáo diễn ra dưới các quy tắc và tính an toàn IT hiện hành. Triển khai trên môi trường đám mây lai, đám mây công cộng và riêng tư với quyền truy cập và kiểm soát đầy đủ mã nguồn dựa trên các hệ thống một đơn vị người dùng.

Quyền riêng tư

Địa chỉ IP, dãy thứ tự sử dụng, nội dung tin nhắn, phần mềm dưới dạng dịch vụ của nền tảng trao đổi nội bộ nơi tổ chức có thể biết nhiều thông tin về công ty. Mattermost cung cấp quyền riêng tư và bảo mật mạnh mẽ mà không làm mất đi yêu cầu của khách hàng. Tương tự, Slack cung cấp một tường lửa tối đa và có chính sách mạnh mẽ không chia sẻ thông tin với bất kỳ bên thứ ba nào hoặc không kiểm soát nó. Hướng dẫn từ phía khách hàng, cộng tác với người khác, tích hợp với đối tác là một số dữ liệu tuyệt mật không nên được chia sẻ thêm nữa.

Tuân thủ pháp luật

Nền tảng trao đổi nội bộ Slack tuân thủ 17 a-4 với FINRA có thể cấu hình, cho phép đội ngũ tương tác hợp tác hơn và vẫn tuân thủ các chính sách về tuân thủ pháp luật. Slack đã điều chỉnh FEDRAMP và theo dõi để trở nên được ủy quyền hơn ở mức độ FEDRAMP vừa phải, tạo ra cấu trúc hơn trong các lĩnh vực công cộng sử dụng nền tảng theo phương thức tuân thủ. Slack đã đạt được ISO 27001 và ISO 27018, cung cấp mức độ bảo mật cấp 4. Nó được cung cấp cho ngành công nghiệp thẻ thanh toán, dữ liệu thương nhân, thông tin về thẻ tín dụng. Tuy nhiên, hiện tại nó không phải là nhà cung cấp dịch vụ PCI. Các chính sách bảo vệ dữ liệu người tiêu dùng, GDPR, các điều khoản không tiết lộ thông tin liên tục và phức tạp, điều này khiến việc vi phạm có các hình phạt cao vì các tính năng tự triển khai làm cho giao tiếp trở nên đơn giản hóa và giảm bớt sự phức tạp.

Khả năng mở rộng

Nền tảng trao đổi nội bộ Mattermost cung cấp tính tùy chỉnh với chất lượng doanh nghiệp, có quyền truy cập từ đầu đến cuối vào mã nguồn. Các trình điều khiển, API, và các tệp văn bản UI là một số ví dụ của mảng mã nguồn tích hợp. Nó nằm dưới sự kiểm soát của doanh nghiệp để tùy chỉnh thương hiệu của trình duyệt đăng nhập và ứng dụng di động với white-labeling. Slack sử dụng các kênh chia sẻ để làm việc trực tiếp với nhân viên trong nhóm và tập trung công việc bằng cách kết hợp công cụ quan trọng và tích hợp ứng dụng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp hiệu quả nhất 2021

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Trang Nhung

Mã sinh viên: 20050020

Lớp học phần: INE3104 – 5